Khi hàng bị kiểm tra bổ sung tại nước nhập khẩu: Trách nhiệm giữa chủ hàng và đơn vị logistics
Trong quá trình vận chuyển quốc tế, hàng đến nước nhập khẩu chưa đồng nghĩa với việc lô hàng được thông quan ngay. Hải quan hoặc cơ quan chức năng có thể yêu cầu kiểm tra thêm hồ sơ, kiểm tra thực tế hoặc bổ sung giấy phép, chứng từ liên quan.
Việc này có thể khiến thời gian giao hàng kéo dài. Chi phí lưu kho, kiểm hóa hoặc xử lý chứng từ cũng có thể phát sinh. Vì vậy, cần xác định rõ trách nhiệm giữa chủ hàng và đơn vị logistics.
Vì sao hàng có thể bị kiểm tra bổ sung tại nước nhập khẩu?
Hải quan nước nhập khẩu có thể kiểm tra lô hàng dựa trên quy định pháp luật và cơ chế quản lý rủi ro. Nội dung kiểm tra có thể liên quan đến hàng hóa, trị giá, xuất xứ, mã HS hoặc giấy tờ đi kèm.
Một số trường hợp thường gặp gồm:
- Thông tin trên invoice chưa thống nhất với packing list.
- Mô tả hàng hóa chưa đủ rõ.
- Cơ quan hải quan cần xác minh mã HS hoặc trị giá khai báo.
- Hàng thuộc nhóm cần giấy phép hoặc kiểm tra chuyên ngành.
- Chứng nhận xuất xứ hoặc chứng từ liên quan cần được bổ sung.
- Lô hàng được lựa chọn để kiểm tra theo cơ chế quản lý rủi ro.
Kiểm tra bổ sung không nhất thiết đồng nghĩa với việc hàng hóa có vi phạm. Hải quan có thể yêu cầu kiểm tra để xác minh thông tin trước khi quyết định thông quan. WCO cũng ghi nhận việc cơ quan hải quan có thể kiểm tra chứng từ hoặc kiểm tra thực tế tùy theo mức độ rủi ro.
Đơn vị logistics có trách nhiệm gì?
Khi phát sinh kiểm tra, đơn vị logistics thường đóng vai trò kết nối và hỗ trợ xử lý thủ tục. Phạm vi công việc phụ thuộc vào dịch vụ mà hai bên đã thỏa thuận.
Đơn vị logistics có thể thực hiện các công việc như:
- Thông báo cho chủ hàng về yêu cầu từ hải quan.
- Hướng dẫn các chứng từ cần bổ sung.
- Làm việc với đại lý hoặc đơn vị khai báo tại nước nhập khẩu.
- Hỗ trợ sắp xếp hàng để kiểm tra nếu được yêu cầu.
- Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ.
- Cập nhật tình trạng lô hàng cho khách hàng.
- Hỗ trợ thanh toán hoặc thu hộ các khoản phí nếu hai bên có thỏa thuận.
Theo các chuẩn mực của WCO, người khai hải quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên tờ khai. Đại lý hoặc đơn vị logistics có thể hỗ trợ khai báo, nhưng trách nhiệm pháp lý cụ thể vẫn phụ thuộc vào vai trò của từng bên và quy định tại nước nhập khẩu.
Do đó, logistics không nên được hiểu là bên chịu trách nhiệm cho mọi vấn đề phát sinh từ hàng hóa hoặc hồ sơ do chủ hàng cung cấp.
Ai chịu chi phí khi hàng bị kiểm tra?
Đây là vấn đề dễ phát sinh tranh chấp nhất khi lô hàng bị giữ lại.
Các khoản chi phí có thể phát sinh gồm:
- Phí kiểm hóa hoặc kiểm tra thực tế.
- Phí lưu kho, lưu bãi.
- Phí lấy mẫu hoặc kiểm nghiệm.
- Phí bổ sung chứng từ.
- Phí xin giấy phép hoặc chứng nhận cần thiết.
- Phí sửa đổi hồ sơ.
- Phí vận chuyển nội địa phát sinh trong thời gian xử lý.
- Thuế hoặc khoản phải nộp bổ sung nếu cơ quan chức năng xác định có chênh lệch.
Về nguyên tắc thương mại, bên chịu chi phí phụ thuộc vào nguyên nhân phát sinh và điều kiện giao hàng đã thỏa thuận. Chẳng hạn, theo Incoterms, trách nhiệm về thủ tục và chi phí nhập khẩu có thể thuộc về người mua tùy điều kiện giao hàng được lựa chọn.
Nếu việc kiểm tra xuất phát từ yêu cầu quản lý thông thường của cơ quan chức năng, không nên mặc định đó là lỗi của logistics.
Ngược lại, nếu phát sinh vấn đề do đơn vị logistics khai sai thông tin thuộc phạm vi trách nhiệm của mình, việc xử lý chi phí cần được xem xét theo hợp đồng dịch vụ và trách nhiệm thực tế của từng bên.
Cần xác định nguyên nhân trước khi quy trách nhiệm
Khi hàng bị kiểm tra bổ sung, bước quan trọng nhất là xác định vì sao lô hàng bị kiểm tra.
Chủ hàng nên yêu cầu đơn vị logistics cung cấp thông tin cụ thể từ đại lý hoặc cơ quan chức năng. Nội dung cần làm rõ gồm:
- Hải quan đang yêu cầu bổ sung vấn đề gì?
- Chứng từ nào cần cung cấp?
- Có cần kiểm tra thực tế hàng hóa không?
- Ai là người phải cung cấp chứng từ?
- Thời hạn bổ sung là bao lâu?
- Chi phí phát sinh gồm những khoản nào?
- Khoản phí nào thuộc trách nhiệm của chủ hàng và khoản nào thuộc logistics?
WCO khuyến nghị chứng từ hỗ trợ khai báo chỉ nên bao gồm những tài liệu cần thiết để cơ quan chức năng kiểm soát hoạt động và xác định việc tuân thủ quy định hải quan. Trong một số trường hợp, chứng từ có thể được bổ sung trong thời hạn do cơ quan hải quan quy định.
Vì vậy, việc xử lý nên dựa trên thông báo thực tế thay vì phỏng đoán nguyên nhân.
Làm gì để hạn chế rủi ro khi hàng đến nước nhập khẩu?
Doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ phát sinh chi phí bằng cách chuẩn bị hồ sơ ngay từ đầu.
Thứ nhất, thống nhất thông tin chứng từ.
Tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá và xuất xứ cần được kiểm tra trước khi gửi.
Thứ hai, xác định yêu cầu nhập khẩu.
Một số mặt hàng có thể cần giấy phép hoặc chứng từ chuyên ngành tại nước đến. Chủ hàng nên kiểm tra trước khi giao hàng.
Thứ ba, trao đổi rõ với đơn vị logistics.
Hợp đồng hoặc báo giá nên thể hiện phạm vi dịch vụ. Các khoản phí phát sinh cũng cần được quy định rõ.
Thứ tư, thống nhất đầu mối xử lý.
Khi hàng bị giữ để kiểm tra, việc xác định người liên hệ và thời hạn phản hồi giúp hạn chế thời gian chờ.
Thứ năm, lưu lại toàn bộ chứng từ.
Invoice, packing list, vận đơn, chứng nhận xuất xứ và các giấy phép liên quan có thể được yêu cầu trong quá trình kiểm tra.
Quan trọng nhất, chủ hàng và logistics nên phối hợp thay vì chỉ tập trung vào việc xác định lỗi. Cơ quan hải quan có thể yêu cầu kiểm tra theo cơ chế quản lý rủi ro, và việc kiểm tra không phải lúc nào cũng xuất phát từ sai sót của một bên.
LIÊN HỆ CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT!
Xem thêm:
Tuyến Nanning – Cần Thơ mới: Cơ hội cho hàng Việt Nam
Gửi Mì Gói Việt Nam Sang Đài Loan: Quy Định Và Lưu Ý
