Gửi hàng quốc tế từ Việt Nam: Quy trình và kinh nghiệm cần biết
Nhu cầu gửi hàng quốc tế từ Việt Nam đang ngày càng phổ biến. Không chỉ doanh nghiệp xuất khẩu, nhiều cá nhân cũng thường xuyên gửi quà, giấy tờ, hàng mẫu hoặc sản phẩm cho người thân và khách hàng ở nước ngoài.
Tuy nhiên, mỗi kiện hàng quốc tế đều phải trải qua nhiều bước kiểm tra. Hàng hóa cần đáp ứng điều kiện vận chuyển và quy định của nước đến. Bên cạnh đó, trọng lượng, kích thước, loại hàng và thời gian giao cũng ảnh hưởng trực tiếp đến chi phí.
Nếu chưa có kinh nghiệm, người gửi rất dễ chọn sai phương án hoặc chuẩn bị thiếu thông tin. Một quy trình rõ ràng sẽ giúp việc gửi hàng thuận tiện hơn và hạn chế những phát sinh không đáng có.
Những khó khăn thường gặp khi gửi hàng ra nước ngoài
Gửi một kiện hàng từ Việt Nam đến một quốc gia khác không đơn giản như giao hàng trong nước. Khoảng cách xa và nhiều khâu trung chuyển khiến yêu cầu đối với kiện hàng cũng cao hơn.
Không biết hàng có được phép gửi hay không
Đây là vấn đề cần kiểm tra đầu tiên. Không phải sản phẩm nào đang được bán tại Việt Nam cũng có thể vận chuyển quốc tế theo cùng một phương thức.
Một số mặt hàng có thể chịu điều kiện riêng về thành phần, nguồn gốc, bao bì hoặc chứng từ. Một số sản phẩm khác có thể bị hạn chế vận chuyển tùy theo tuyến.
Vì vậy, trước khi đóng gói, khách hàng nên cung cấp chính xác tên hàng và đặc điểm sản phẩm cho đơn vị vận chuyển.
Khó xác định chi phí thực tế
Nhiều người thường nghĩ cước chỉ được tính dựa trên số kilogram. Thực tế, kích thước kiện hàng cũng có thể ảnh hưởng đến cách tính cước.
Ví dụ, một kiện hàng nhẹ nhưng có kích thước lớn sẽ chiếm nhiều không gian trong quá trình vận chuyển. Do đó, thông tin về chiều dài, chiều rộng và chiều cao rất cần thiết khi yêu cầu báo giá.
Lo lắng về tình trạng đơn hàng
Khi hàng đã rời Việt Nam, người gửi thường muốn biết kiện hàng đang ở đâu và dự kiến khi nào được giao.
Nếu không có thông tin theo dõi rõ ràng, khách hàng sẽ khó chủ động xử lý khi đơn hàng phát sinh vấn đề. Đây cũng là lý do tracking trở thành một phần quan trọng của dịch vụ vận chuyển quốc tế.
Quy trình gửi hàng quốc tế nên được thực hiện như thế nào?
Một quy trình hợp lý giúp người gửi biết mình cần chuẩn bị gì ở từng giai đoạn. Với khách hàng mới, đây cũng là cách giảm bớt sai sót khi gửi hàng.
Bước 1: Cung cấp thông tin kiện hàng
Khách hàng cần cung cấp tên hàng, số lượng, trọng lượng, kích thước và tình trạng đóng gói.
Thông tin càng đầy đủ, việc kiểm tra tuyến và tư vấn phương án càng thuận lợi.
Bước 2: Kiểm tra điều kiện vận chuyển
Đơn vị vận chuyển kiểm tra loại hàng và điểm đến. Nếu hàng có yêu cầu đặc biệt, khách hàng sẽ được hướng dẫn trước khi tiến hành gửi.
Đây là bước quan trọng vì giúp hạn chế trường hợp hàng đã đóng gói nhưng không thể tiếp nhận.
Bước 3: Tư vấn phương án vận chuyển
Tùy nhu cầu, khách hàng có thể cân nhắc phương án ưu tiên tốc độ hoặc tối ưu chi phí.
Nếu hàng cần giao trong thời gian ngắn, chuyển phát nhanh quốc tế có thể là lựa chọn phù hợp. Với những lô hàng không quá gấp, có thể xem xét các phương án khác.
Bước 4: Chuẩn bị chứng từ
Thông tin trên vận đơn cần được khai báo chính xác. Tên hàng, số lượng và thông tin người nhận nên được kiểm tra trước khi hoàn tất hồ sơ.
Với những mặt hàng có yêu cầu riêng, khách hàng cần chuẩn bị thêm chứng từ theo hướng dẫn.
Bước 5: Đóng gói và bàn giao
Kiện hàng cần được đóng gói phù hợp với đặc tính sản phẩm. Các góc và vị trí dễ chịu tác động nên được gia cố.
Sau khi hoàn thiện, hàng được bàn giao cho đơn vị vận chuyển để tiến hành các bước tiếp theo.
Bước 6: Theo dõi hành trình
Sau khi gửi, khách hàng sử dụng mã vận đơn để theo dõi tình trạng kiện hàng.
Nếu có vấn đề liên quan đến địa chỉ, thủ tục hoặc giao nhận, việc theo dõi thường xuyên giúp người gửi phản hồi sớm hơn.
Làm thế nào để tối ưu chi phí gửi hàng quốc tế?
Chi phí là yếu tố được quan tâm hàng đầu khi gửi hàng đi nước ngoài. Tuy nhiên, tiết kiệm không có nghĩa là chỉ tìm mức giá thấp nhất.
Tối ưu kích thước kiện
Đóng gói quá lớn có thể làm tăng trọng lượng quy đổi. Vì vậy, bao bì nên vừa đủ để bảo vệ hàng hóa.
Không nên cắt giảm vật liệu bảo vệ một cách cực đoan. Một kiện hàng nhỏ hơn nhưng bị hư hỏng sẽ gây thiệt hại lớn hơn khoản chi phí tiết kiệm được.
Chuẩn bị thông tin trước khi báo giá
Để nhận báo giá sát thực tế, khách hàng nên cung cấp đầy đủ:
- Điểm gửi và điểm nhận.
- Loại hàng.
- Số lượng.
- Trọng lượng.
- Kích thước kiện.
- Thời gian mong muốn.
- Yêu cầu đặc biệt nếu có.
Nhờ đó, đơn vị vận chuyển có cơ sở kiểm tra và tư vấn phương án phù hợp hơn.
So sánh tổng chi phí thay vì chỉ nhìn cước
Một mức giá thấp chưa chắc là lựa chọn tốt nếu chưa bao gồm các khoản phí liên quan.
Khách hàng nên hỏi rõ phạm vi dịch vụ trước khi xác nhận. Báo giá minh bạch sẽ giúp hạn chế những bất ngờ trong quá trình vận chuyển.
Gửi hàng quốc tế cùng Nghệ An Logistics có gì thuận tiện?
Để vận chuyển quốc tế hiệu quả, khách hàng cần một đơn vị có khả năng hỗ trợ xuyên suốt thay vì chỉ tiếp nhận kiện hàng.
Nghệ An Logistics hiện triển khai các dịch vụ liên quan đến vận chuyển và logistics quốc tế, trong đó có chuyển phát nhanh quốc tế, vận tải hàng không và hỗ trợ thủ tục hải quan.
Hỗ trợ từ khâu tư vấn
Khách hàng có thể cung cấp thông tin kiện hàng để được kiểm tra trước. Điều này đặc biệt hữu ích với người lần đầu gửi hàng quốc tế.
Thay vì tự tìm hiểu từng quy định, khách hàng có thể trao đổi trực tiếp về loại hàng, tuyến gửi và nhu cầu giao nhận.
Quy trình rõ ràng
Một quy trình được thống nhất giúp khách hàng dễ theo dõi:
Tiếp nhận thông tin → Kiểm tra hàng → Tư vấn → Báo giá → Chuẩn bị chứng từ → Đóng gói → Vận chuyển → Tracking → Giao hàng.
Mỗi bước đều có vai trò riêng. Việc kiểm tra ngay từ đầu giúp giảm nguy cơ phát sinh trong các bước sau.
Phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp
Cá nhân có thể sử dụng dịch vụ khi cần gửi quà, giấy tờ hoặc sản phẩm cho người thân ở nước ngoài.
Doanh nghiệp có thể phát sinh nhu cầu gửi hàng mẫu, sản phẩm cho đối tác hoặc đơn hàng quốc tế. Với mỗi nhu cầu, phương án vận chuyển có thể được điều chỉnh theo loại hàng và thời gian giao.
Gửi hàng quốc tế: Chuẩn bị kỹ để hành trình thuận lợi
Một kiện hàng được chuẩn bị tốt sẽ giúp quá trình vận chuyển thuận lợi hơn. Vì vậy, trước khi gửi, khách hàng nên kiểm tra lại ba nhóm thông tin quan trọng.
Thứ nhất là hàng hóa. Xác định chính xác tên hàng, đặc điểm và số lượng.
Thứ hai là kiện hàng. Kiểm tra trọng lượng, kích thước và tình trạng đóng gói.
Thứ ba là người nhận. Đảm bảo tên, địa chỉ, mã bưu chính và số điện thoại được cung cấp đầy đủ.
Nếu chưa biết nên lựa chọn phương án nào, khách hàng có thể trao đổi với đơn vị vận chuyển trước khi đóng hàng. Việc tư vấn sớm giúp hạn chế những sai sót có thể làm ảnh hưởng đến thời gian và chi phí.
LIÊN HỆ CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN!
Xem thêm:
Gửi Yến Mạch Đi Nhật An Toàn, Đúng Quy Định
Vận Chuyển Bánh Trung Thu Hỏa Tốc Bằng Đường Hàng Không
