Trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, việc chuẩn bị đầy đủ và đúng các loại giấy tờ là điều vô cùng quan trọng, quyết định đến việc thông quan hàng hóa nhanh hay chậm, thậm chí là có bị giữ hàng, phạt hành chính hay không. Dù bạn là doanh nghiệp lâu năm hay cá nhân mới bắt đầu, việc nắm rõ các loại chứng từ cơ bản sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và rủi ro pháp lý trong suốt quá trình giao thương quốc tế.
Vậy trong một lô hàng xuất nhập khẩu, cần có những loại giấy tờ gì? Hãy cùng Nghệ An Logistics tìm hiểu chi tiết ngay sau đây.
📦 1. Hợp đồng thương mại (Sales Contract)
Đây là văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua trong giao dịch quốc tế. Hợp đồng thể hiện các nội dung chính như:
-
Tên hàng hóa
-
Số lượng, đơn giá, tổng trị giá
-
Điều kiện giao hàng (Incoterms: FOB, CIF, EXW…)
-
Thời gian giao hàng
-
Phương thức thanh toán
-
Trách nhiệm các bên
👉 Hợp đồng là căn cứ pháp lý quan trọng nhất trong xuất nhập khẩu. Nếu xảy ra tranh chấp, đây sẽ là tài liệu đầu tiên được mang ra để đối chiếu và xử lý.
🚢 2. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice)
Hóa đơn thương mại là tài liệu do người bán phát hành để yêu cầu thanh toán từ người mua. Đây là một trong những chứng từ bắt buộc khi làm thủ tục hải quan.
Hóa đơn thương mại phải thể hiện đầy đủ:
-
Thông tin người mua – người bán
-
Mô tả hàng hóa, mã HS
-
Đơn giá, tổng giá trị
-
Điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán
-
Ngày phát hành và số hóa đơn
📌 Hóa đơn cần khớp với hợp đồng và phiếu đóng gói để đảm bảo thông quan thuận lợi.
📦 3. Phiếu đóng gói (Packing List)
Phiếu đóng gói mô tả chi tiết quy cách đóng gói của hàng hóa trong từng kiện. Đây là cơ sở để hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa so với khai báo.
Thông tin cần có:
-
Số kiện, số lượng từng loại hàng
-
Trọng lượng tịnh và tổng trọng lượng
-
Kích thước kiện hàng
-
Ký hiệu kiện
-
Cách sắp xếp hàng trong container (nếu có)
👉 Một số nước có yêu cầu mẫu packing list riêng, cần kiểm tra kỹ trước khi xuất khẩu.
📜 4. Vận đơn (Bill of Lading – B/L)
Vận đơn là chứng từ do hãng tàu hoặc đại lý vận tải phát hành, xác nhận đã nhận hàng để vận chuyển đến cảng đích. Đây là tài liệu có giá trị pháp lý như một hợp đồng vận chuyển và là chứng từ sở hữu hàng hóa.
Có 2 loại vận đơn chính:
-
Vận đơn đường biển (Sea B/L) – phổ biến nhất
-
Vận đơn đường hàng không (Airway Bill – AWB)
Tuỳ thuộc vào loại vận chuyển, bạn cần cung cấp thông tin chính xác để được cấp vận đơn đúng quy định.
🏛️ 5. Tờ khai hải quan (Customs Declaration Form)
Là giấy tờ bắt buộc phải nộp cho cơ quan hải quan nước xuất khẩu hoặc nhập khẩu, thể hiện khai báo chính thức về lô hàng.
Thông tin trên tờ khai gồm:
-
Mã số thuế, doanh nghiệp
-
Mã HS của hàng hóa
-
Trị giá tính thuế
-
Thuế nhập khẩu, VAT, các loại thuế khác
-
Số lượng, quy cách, xuất xứ hàng hóa
📌 Khai báo sai hoặc thiếu thông tin có thể dẫn đến xử phạt, truy thu thuế, hoặc giữ hàng.
🌍 6. Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin)
C/O chứng minh hàng hóa có nguồn gốc từ quốc gia hoặc vùng lãnh thổ nhất định, giúp hưởng ưu đãi thuế quan theo các hiệp định thương mại (FTA).
Các loại C/O phổ biến:
-
Form E: Hàng hóa xuất khẩu sang Trung Quốc
-
Form AANZ: Xuất khẩu sang Úc – New Zealand
-
Form D: ASEAN – ASEAN
-
Form AK: ASEAN – Hàn Quốc
👉 Được cấp bởi Bộ Công thương hoặc các tổ chức được ủy quyền.
🧾 7. Giấy chứng nhận kiểm định/chất lượng (CQ, CI)
-
CQ (Certificate of Quality): Xác nhận hàng đạt tiêu chuẩn chất lượng theo yêu cầu hợp đồng.
-
CI (Certificate of Inspection): Xác nhận đã kiểm tra lô hàng trước khi xuất khẩu.
Một số ngành như thực phẩm, dược phẩm, hóa chất, máy móc sẽ bắt buộc có CQ, CI do cơ quan có thẩm quyền cấp.
📋 8. Các giấy tờ đặc biệt khác
Tùy loại hàng hóa, có thể yêu cầu thêm:
-
Giấy kiểm dịch thực vật (Plant Quarantine): với nông sản, gỗ
-
Giấy kiểm dịch động vật (Animal Quarantine): với sản phẩm thịt, sữa, hải sản
-
Giấy chứng nhận y tế (Health Certificate): thực phẩm, mỹ phẩm
-
Giấy phép nhập khẩu/xuất khẩu: hàng thuộc diện quản lý chuyên ngành như thiết bị y tế, hàng quốc phòng, hóa chất nguy hiểm
🎯 Tầm quan trọng của việc chuẩn bị chứng từ đúng chuẩn
✅ Rút ngắn thời gian thông quan
✅ Tránh rủi ro bị xử phạt hành chính
✅ Tạo uy tín với đối tác quốc tế
✅ Tiết kiệm chi phí lưu kho, lưu bãi
✅ Tận dụng các ưu đãi thuế quan theo FTA
📌 KẾT LUẬN
Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các loại giấy tờ trong hoạt động xuất nhập khẩu là yếu tố then chốt quyết định thành công của mỗi giao dịch quốc tế. Do đó, các doanh nghiệp và cá nhân cần chủ động tìm hiểu, hoặc sử dụng dịch vụ khai thuê hải quan, tư vấn xuất nhập khẩu chuyên nghiệp để tránh rủi ro không đáng có.
📞 Cần hỗ trợ về thủ tục xuất nhập khẩu?
Liên hệ NGHỆ AN LOGISTICS – Đối tác đáng tin cậy trong vận tải và khai báo hải quan quốc tế.
Xem thêm:
Điều chỉnh cục bộ quy hoạch Cảng hàng không Quảng Trị
Dịch Vụ Nhập Đồ Gia Dụng Từ Trung Quốc Về Việt Nam
5 CỬA KHẨU CHÍNH GỬI HÀNG TỪ VIỆT NAM SANG TRUNG QUỐC
Dịch vụ mua hàng hộ từ Hồng Kông về Việt Nam: Giải pháp tiện lợi, nhanh chóng và tiết kiệm
