Từ 15/10/2026: Quy định mới về thủ tục xuất nhập khẩu qua Cơ chế một cửa

Từ ngày 15/10/2026, quy định mới về Cơ chế một cửa sẽ chính thức được áp dụng. Nội dung này liên quan trực tiếp đến hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu và quá cảnh hàng hóa.

Nghị định 336/2026/NĐ-CP là văn bản đáng chú ý trong đợt thay đổi này. Nghị định quy định thủ tục hành chính qua Cơ chế một cửa quốc gia và Cơ chế một cửa ASEAN.

Điểm đáng chú ý là hồ sơ tiếp tục được xử lý trên môi trường điện tử. Doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra tài khoản và dữ liệu trước thời điểm áp dụng.

Vì sao doanh nghiệp cần cập nhật quy định mới?

Thủ tục xuất nhập khẩu ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu điện tử. Mỗi lô hàng có thể cần nhiều loại chứng từ.

Thông tin giữa các chứng từ phải thống nhất. Sai dữ liệu có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi.

Doanh nghiệp cũng cần làm việc với nhiều cơ quan quản lý. Mỗi nhóm hàng có thể có yêu cầu riêng.

Cơ chế một cửa giúp kết nối các thủ tục trên môi trường điện tử. Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn phải chuẩn bị dữ liệu chính xác.

Nghị định 336/2026/NĐ-CP sẽ thay thế Nghị định 85/2019/NĐ-CP. Quy định mới áp dụng từ ngày 15/10/2026.

Do đó, doanh nghiệp không nên chờ đến sát ngày mới kiểm tra hồ sơ. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp hạn chế lỗi phát sinh.

Đặc biệt, người phụ trách xuất nhập khẩu cần kiểm tra tài khoản đang sử dụng. Chữ ký số cũng cần được rà soát.

Nếu thông tin doanh nghiệp đã thay đổi, cần cập nhật kịp thời. Đây là bước quan trọng trước khi thực hiện thủ tục điện tử.

Cơ chế một cửa có gì thay đổi?

Cơ chế một cửa tập trung vào việc trao đổi dữ liệu điện tử. Doanh nghiệp có thể thực hiện thủ tục trên Cổng thông tin một cửa quốc gia.

Hệ thống hỗ trợ kết nối giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý. Dữ liệu cũng được chia sẻ theo quy định.

Một điểm đáng chú ý là việc quản lý tài khoản người sử dụng. Tài khoản có thể được đăng ký, kích hoạt hoặc khóa.

Thông tin người khai cũng được kiểm tra. Nếu dữ liệu chưa chính xác, hệ thống có thể yêu cầu bổ sung.

Doanh nghiệp cần chú ý đến chữ ký số. Chữ ký số phải đáp ứng yêu cầu theo quy định hiện hành.

Khi chứng thư số thay đổi, doanh nghiệp cần cập nhật thông tin. Việc này giúp quá trình xử lý hồ sơ không bị gián đoạn.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên phân quyền người sử dụng. Mỗi nhân sự cần có quyền truy cập phù hợp với công việc.

Cách làm này giúp hạn chế sai sót trong quá trình khai báo. Đồng thời, doanh nghiệp cũng dễ kiểm soát trách nhiệm của từng người.

Quy định mới ảnh hưởng chi phí thế nào?

Cơ chế một cửa không chỉ liên quan đến thủ tục. Quy định mới còn tác động đến chi phí vận hành của doanh nghiệp.

Trước tiên là chi phí nhân sự. Hồ sơ điện tử có thể giảm một phần công việc giấy tờ.

Tiếp theo là chi phí thời gian. Nhân viên có thể xử lý hồ sơ trực tuyến thay vì di chuyển nhiều lần.

Doanh nghiệp cũng có thể giảm chi phí in ấn. Việc lưu trữ dữ liệu điện tử giúp quản lý hồ sơ thuận tiện hơn.

Một lợi ích khác là giảm nguy cơ chậm thủ tục. Đây là yếu tố rất quan trọng với hàng xuất nhập khẩu.

Hàng chậm thông quan có thể phát sinh phí lưu kho. Một số trường hợp còn phát sinh phí lưu bãi.

Lịch giao hàng cũng có thể bị ảnh hưởng. Vì vậy, kiểm soát hồ sơ từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp giảm rủi ro.

Tuy nhiên, mức tiết kiệm không giống nhau giữa các doanh nghiệp. Chi phí còn phụ thuộc vào loại hàng và quy mô lô hàng.

Doanh nghiệp cũng cần tính đến chi phí đào tạo nhân sự. Nhân viên phải hiểu quy trình mới trước khi thực hiện.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước ngày 15/10?

Thay đổi chính sách sẽ thuận lợi hơn nếu doanh nghiệp chuẩn bị từ sớm. Có thể bắt đầu với 5 việc đơn giản.

Một là, kiểm tra tài khoản Cổng thông tin một cửa quốc gia. Doanh nghiệp cần xác định tài khoản còn hoạt động và đúng người sử dụng.

Hai là, rà soát chữ ký số. Kiểm tra thời hạn chứng thư số và thông tin doanh nghiệp. Nếu có thay đổi, cần cập nhật theo quy định.

Ba là, kiểm tra dữ liệu doanh nghiệp. Tên doanh nghiệp, mã số, thông tin liên hệ và người phụ trách nên được thống nhất giữa các hệ thống.

Bốn là, chuẩn hóa chứng từ xuất nhập khẩu. Invoice, packing list, vận đơn và các giấy phép liên quan cần thống nhất thông tin. Hạn chế sai khác giữa các chứng từ.

Năm là, theo dõi các văn bản hướng dẫn liên quan. Nghị định 336/2026/NĐ-CP là nền tảng quan trọng, nhưng doanh nghiệp vẫn cần kiểm tra quy định chuyên ngành áp dụng cho từng nhóm hàng.

Nghị định 336/2026/NĐ-CP đánh dấu thêm một bước trong quá trình số hóa thủ tục xuất nhập khẩu tại Việt Nam. Từ ngày 15/10/2026, doanh nghiệp cần chủ động hơn với tài khoản, chữ ký số, dữ liệu và chứng từ điện tử. Chuẩn bị sớm không chỉ giúp hạn chế lỗi hồ sơ. Đây còn là cách giảm nguy cơ chậm thông quan và chi phí logistics phát sinh.

LIÊN HỆ CHÚNG TÔI ĐỂ ĐƯỢC TƯ VẤN CHI TIẾT !

Xem thêm:

Vận Chuyển Việt Nam Đi Hồng Kông: Tuyến Liên Vận 2026

Dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ Nhật Bản về Việt Nam